Wichtige Pflichten

Wer ist selbstständig und warum Pflichten zählen

Selbstständig bist du, wenn du auf eigene Rechnung arbeitest, dein Risiko selbst trägst und frei über deine Zeit und Aufgaben entscheidest, ohne Anweisungen von anderen. Kennst du deine Pflichten, kannst du sie erfüllen und dich so vor Strafen schützen und für Planungssicherheit sorgen.

Erste Schritte: Deine Anmeldung

→ Beachte hierzu auch unseren Guide Selbstständigkeit anmelden

Du startest richtig in die Selbstständigkeit, wenn du dich rechtzeitig und korrekt meldest. Das Finanzamt braucht deine Daten innerhalb eines Monats nach dem ersten Auftrag. Ohne Meldung drohen dir Mahngebühren.

Freiberuflich oder Gewerbe?

FreiberuflerInnen nach §18 EStG (z. B. Beratung, Kreatives oder Heilberufe) melden ihre selbstständige Tätigkeit nur beim Finanzamt an und zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende (z. B. im Handel oder Dienstleistende) melden sich beim Gewerbeamt und unterliegen der Gewerbesteuerpflicht. Das Finanzamt stuft dich im Zweifel ein ^[1].

Anmeldung beim Finanzamt

Jeder Selbstständige schickt den Fragebogen per ELSTER an das Finanzamt: Gib deine Tätigkeit, Adresse sowie erwartete Umsätze und Gewinne an. Du bekommst deine Steuernummer und ggf. eine Umsatzsteuer-ID zugesendet. Nur damit darfst du Rechnungen ausstellen und profitierst vom Vorsteuerabzug ^[2].

Gewerbeanmeldung

Gewerbetreibende müssen zum Start ihres Gewerbes zum lokalen Gewerbeamt. Die Gewerbeanmeldung kostet ca. 20–60 Euro. Damit werden automatisch auch das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft (statutory accident insurer) und die IHK/HWK benachrichtigt.

Steuerliche Pflichten im Überblick

Steuern sind kein Hexenwerk, wenn du von Anfang an gut sortiert bist. Die jährlichen Erklärungen sind Pflicht und die Vorauszahlungen steigen mit deinem Einkommen.

Einkommensteuer

→ Beachte dazu auch unseren Guide Erste Steuererklärung

Du reichst immer eine Einkommensteuererklärung ein, auch bei Kleinumsätzen. Basis dafür ist die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR, simplified profit calculation): Einnahmen minus Ausgaben. Das Finanzamt fordert ggf. Vierteljahresvorauszahlungen.

Umsatzsteuer

→ Beachte dazu auch unseren Guide Umsatzsteuer

Für die allermeisten Waren und Dienstleistungen in Deutschland gilt die Regelbesteuerung: Du weist 19 % Umsatzsteuer auf Rechnungen aus. Außerdem kannst du Vorsteuer (reclaimable VAT) abziehen, wenn du Waren und Dienstleistungen einkaufst. Eine jährliche USt-Erklärung ist Pflicht und je nach den zu erwartenden Steuern meist monatliche oder vierteljährliche Voranmeldungen.

Eine Ausnahme ist die Kleinunternehmerregelung. Lag dein Umsatz im Vorjahr unter 25.001 € und im laufenden Jahr unter 100.001 € (Grenzwerte von 2026) musst du keine USt. ausweisen, bist aber auch nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Das ist oft ideal für Starter ^[3].

Gewerbesteuer

FreiberuflerInnen zahlen keine Gewerbesteuer.

Gewerbetreibende zahlen Gewerbesteuer, wenn sie den Freibetrag von 24.500 € Gewinn im Jahr überschreiten. Die Gewerbesteuer (municipal tax) wird auf die Einkommensteuer angerechnet und fällt oft niedriger aus als man im ersten Moment denken würde ^[4].

Rechnungen und Buchhaltung

Korrekte Rechnungen und Belege sind das A&O. Ohne Belege kannst du nichts von der Steuer absetzen.

Rechnungen stellen

Auf jede ausgestellte Rechnung gehört:

• Dein Name und deine Adresse
• Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Deine Steuernummer und Umsatzsteuer-ID
• Das Datum der Rechnungsstellung
• Das Datum der Leistungserbringung / Lieferung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Eine Leistungsbeschreibung
• Eventuell vereinbarte Preisnachlässe und Skonti
• Der zu zahlende Betrag (das Entgelt) bzw. der Netto-Preis
• Der geltende Steuersatz (i. d. R. 19 % oder 7 %) oder ein Hinweis auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung
• Der zu zahlende Umsatzsteuerbetrag

Buchhaltung und Aufbewahrung

Führe geordnete Aufzeichnungen (EÜR reicht für Solo-Unternehmen). Belege, Verträge und Rechnungen 10 Jahre aufbewahren – digital oder physisch ^[6].

Versicherungen

Ohne Absicherung riskierst du manchmal alles. Beginne bei den verpflichtenden Absicherungen und ergänze sinnvoll.

Kranken- und Pflegeversicherung

→ Beachte dazu auch unseren Guide Krankenversicherung für Selbstständige

Die Kranken- und Pflegeversicherung sind Pflicht für alle in Deutschland! Wähle zwischen gesetzlicher (ca. 14–16 % vom Gewinn) oder privater Krankenversicherung. Die Pflegeversicherung kommt dazu und ist höher, wenn du keine Kinder hast.

Melde dich schnellstmöglich bei der Krankenkasse deiner Wahl, sobald sich dein Sozialversicherungsstatus ändert. Die Meldefrist beträgt maximal drei Monate.

Rentenversicherung

Die Rentenversicherung ist freiwillig für die meisten und für einige Berufe wie Hebammen, KünstlerInnen oder selbstständige LehrerInnen verpflichtend. Auch hier besteht eine Meldepflicht innerhalb 3 Monaten.

→ Beachte dazu auch unseren Guide Altersvorsorge für Selbstständige

Weitere Versicherungen

Für einige freie Berufe ist eine Berufshaftpflichtversicherung Pflicht. Folgende Berufe sind betroffen ^[7]:

• ArchitektInnen und IngenieurInnen
• ÄrztInnen und ApothekerInnen
• RechtsanwältInnen und NotarInnen
• SteuerberaterInnen
• VersicherungsvermittlerInnen / FinanzanlagenvermittlerInnen
• ImmobilienverwalterInnen
• WirtschaftsprüferInnen
• EnergieberaterInnen

Darüber hinaus sind weitere Versicherungen oftmals sinnvoll (z. B. Rechtsschutzversicherung, Cyberversicherung, Betriebshaftpflicht, Arbeitslosenversicherung), aber eben nicht verpflichtend.

Künstlersozialkasse (KSK) für Kreative

KünstlerInnen, JournalistInnen oder AutorInnen (und andere künstlerisch oder publizistisch arbeitende Selbstständige) sind über die KSK pflichtversichert. Sie zahlen wie Angestellte 50 % der Beiträge in die Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Rentenversicherung, während die KSK die andere Hälfte trägt.

→ Beachte hierzu auch unseren Guide Die Künstlersozialkasse (KSK)

Berufsgenossenschaft (BG)

Die Berufsgenossenschaft (statutory accident insurer) stellt die Berufliche Unfallversicherung in Deutschland bereit. Bist du selbst Arbeitgeber, musst du deine Angestellten über die BG versichern. Dich selbst kannst du meist befreien lassen und so unter Umständen sparen, aber auch dein Risiko vergrößern.

Melde dich für mehr Infos bei deiner Branchen-BG (z. B. BGHW für Bürokräfte). Der wirtschaftliche Schwerpunkt deines Unternehmens entscheidet, welche BG für dich verantwortlich ist.

Kammern

Gewerbetreibende müssen Mitglieder der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer sein (hier gibt es oft eine Beitragsbefreiung bei Kleinumsatz). Bei der Gewerbeanmeldung wird auch festgestellt, welche Kammer für dich zuständig ist.

Freie Berufe sind in der Regel von der Kammerpflicht befreit, aber für die sogenannten kammerfähigen freien Berufe besteht in Deutschland eine Kammerpflicht ^[8]:

• ÄrztInnen, ApothekerInnen, ArchitektInnen, Beratende IngenieurInnen, NotarInnen, PatentanwältInnen, PsychotherapeutInnen, RechtsanwältInnen, SteuerberaterInnen, TierärztInnen, WirtschaftsprüferInnen und ZahnärztInnen

DSGVO Datenschutz

Die DSGVO ist die europäische Datenschutzgrundverordnung und regelt den Schutz der personenbezogenen Daten innerhalb der EU. Sie gilt für alle und bringt für dich als Selbstständige/r einige Regeln mit sich. Konkret relevant wird sie für dich bei der Verarbeitung von KundInnendaten.

Namen, Adressen, Geburtsdaten, Bankverbindungen und vieles Weitere sind personenbezogene Daten und dürfen grundsätzlich nicht verarbeitet und genutzt werden.

Folgende Gründe erlauben die Verarbeitung ^[9]:

• Erfüllung eines Vertrags: Es werden zur Vertragsanbahnung Kontaktdaten erhoben.
• Rechtliche Verpflichtung: Die Kontodaten müssen gespeichert werden, um der Buchführungspflicht nachzukommen.
• Berechtigtes Interesse: Anonymes Tracking auf der Website, um Marketing zu verbessern.
• Einwilligung des Betroffenen: Wenn keiner der anderen Gründe vorliegt.

Du benötigst auf jeden Fall eine Datenschutzerklärung, wenn du über ein Kontaktformular erreichbar bist, sowie ein Impressum für deine Website.

Verstößt du gegen die DSGVO, können je nach Vergehen Bußgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes drohen.

Nebenberufliche Selbstständigkeit

Auch wenn du nebenberuflich selbstständig bist, musst du deine Selbstständigkeit beim Finanzamt und ggf. beim Gewerbeamt anmelden. Melde alle nebenberuflichen Einnahmen auch deiner Krankenkasse und lass deine Krankenkasse prüfen, was dein Hauptverdienst ist. So gehst du Problemen bei deiner Rentenversicherungspflicht frühzeitig aus dem Weg.

Außerdem ist meist im Arbeitsvertrag geregelt, dass Nebentätigkeiten der ArbeitgeberIn gemeldet werden müssen. Gesetzlich bist du dazu aber nicht verpflichtet. Verbieten kann dir die ArbeitgeberIn diese Nebentätigkeit nur in Ausnahmefällen (z. B. Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz, Konkurrenz mit dem Unternehmen der ArbeitgeberIn oder wenn deine Leistung bei der Arbeit abfällt).