Geschäftsausgaben

Was Geschäftsausgaben für dich bedeuten

Was du wissen musst: Alle Kosten, die mit deiner selbstständigen Tätigkeit zusammenhängen, sind Betriebsausgaben. Sie mindern deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer. Das funktioniert automatisch: Jeder abgesetzte Euro reduziert dein zu versteuerndes Einkommen.

Konkrete Bereiche:

1. Vollständig absetzbar: z.B. Miete für Geschäftsräume, Büromaterial, Versicherungen, Software-Abos für deine Selbstständigkeit
2. Teilweise absetzbar: z.B. Firmenfahrzeug, Geschäftsessen (70%), dein Arbeitszimmer zuhause
3. Sofort absetzbar: Gegenstände bis 800€ netto (so genannte geringwertige Wirtschaftsgüter) kannst du komplett im Kaufjahr geltend machen ^[1]

→ Wichtig für dich: Belege aufbewahren ist Pflicht! Ohne Nachweis akzeptiert das Finanzamt nichts.

Umsatzsteuer zurückholen: Der Vorsteuerabzug

So funktioniert's: Wenn du auf Rechnungen Umsatzsteuer ausweist, darfst du die Umsatzsteuer, die du selbst zahlst, abziehen. Du reichst monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung ein und überweist nur die Differenz ans Finanzamt.

Beispiel aus der Praxis: Du nimmst 10.000 € ein (+ 1.900 € USt. = 11.900 €). Gleichzeitig kaufst du Büroausstattung für 3.000 € (+ 570 € USt. = 3.570 €). Du zahlst nur 1.330€ statt 1.900€ USt. ans Finanzamt: die 570€ hast du zurückgeholt.

Voraussetzungen dafür:

1. Du erhebst selbst Umsatzsteuer (keine Nutzung der Kleinunternehmerregelung)
2. Die Ausgaben sind betrieblich veranlasst
3. Du hast eine ordentliche Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer

Private Benefits: Durch den Vorsteuerabzug kostet dich betriebliche Ausstattung real 19% weniger: das Finanzamt übernimmt quasi diesen Anteil.

Investitionen clever timen: Degressive Abschreibung 2026

Bis Ende 2027 kannst du bewegliche Wirtschaftsgüter (Maschinen, Fahrzeuge, IT-Equipment) degressiv abschreiben. Mit bis zu 30% der Anschaffungskosten im ersten Jahr.

Bei größeren Anschaffungen holst du dir dadurch in den ersten Jahren deutlich mehr Steuern zurück als mit der klassischen linearen Abschreibung — mehr dazu in unserem Abschreibungs-Guide. Das verbessert deine Liquidität genau dann, wenn du sie brauchst.

Bonus für kleine Betriebe: Zusätzlich gibt es eine Sonderabschreibung von bis zu 40% der Kosten und die ist kombinierbar mit der degressiven Abschreibung. Bei einer Investition von 200.000 € kannst du so im ersten Jahr 140.000€ absetzen.

Dein Vorteil: Du kaufst 2026 ein neues MacBook für 3.000€. Mit degressiver Abschreibung (30%) setzt du im ersten Jahr 900€ ab. Bei einem Steuersatz von 35% sparst du sofort 315€ Steuern ^[2].

Geschäftsessen richtig absetzen

Die Regel: Bewirtungskosten mit Geschäftspartnern, Kunden oder FreelancerInnen sind zu 70% absetzbar. Die restlichen 30% gelten als privater Anteil, weil du dir Haushaltskosten sparst.

Was zählt dazu:

1. Essen und Getränke im Restaurant
2. Trinkgeld und Garderobe (hier können 100% abgesetzt werden!)
3. Alle Kosten, die beim geschäftlichen Anlass anfallen ^[3]

Voraussetzung: Der geschäftliche Anlass muss nachweisbar sein. Das bedeutet: Auf dem Bewirtungsbeleg trägst du die Namen der Teilnehmenden, den Anlass und das Thema des Gesprächs ein.

Beispiel: Du lädst eine Kooperationspartnerin zum Mittagessen ein. Rechnung: 80€ + 10€ Trinkgeld = 90€. Absetzbar: 66€ (70% von 80€ = 56€ + 10€ Trinkgeld) ^[4].

Gemischt genutzte Ausgaben aufteilen

Dinge, die du sowohl beruflich als auch privat nutzt, kannst du anteilig absetzen. Das betrifft vor allem ^[6]:

1. Fahrzeuge: du kannst geschäftliche Fahrten über ein Fahrtenbuch dokumentieren oder die pauschale 1-%-Regelung nutzen
2. Smartphone und Internettarif: du kannst die anteilig berufliche Nutzung schätzen (oft 50-80% beruflich)

- bei >50% betrieblicher Nutzung ist es sogar “notwendiges Betriebsvermögen” und kann zu 100% abgesetzt werden (bei anteiliger Abrechnung eines “geldwerten Vorteils”)

1. dein häusliches Arbeitszimmer: du kannst anteilige Kosten für Miete, Strom und Heizung absetzen (nur wenn es ein abgeschlossener Raum ist, sonst greift eine Pauschale)

Wichtig: Die Aufteilung muss nachvollziehbar sein. Beim Fahrzeug empfiehlt sich ein Fahrtenbuch, bei Telefon und Internet reicht meist eine plausible Schätzung ^[6].

Dein privater Benefit: Dein Auto kostet dich privat weniger, weil das Finanzamt den betrieblichen Anteil trägt. Bei 60% betrieblicher Nutzung zahlt der Staat faktisch mehr als die Hälfte deiner Autokosten mit ^[7].

Privatgegenstände ins Betriebsvermögen überführen

Du kannst Dinge, die du bisher privat genutzt hast, nachträglich zum aktuellen Zeitwert als Betriebsausgaben ansetzen ^[8].

So geht's: Du ermittelst den Marktwert (z.B. mit einer Recherche auf Kleinanzeigen) und verbuchst diesen Betrag als Betriebsausgabe. Das funktioniert für Schreibtische, Tablets, Regale oder andere Arbeitsmittel ^[8].

Beispiel: Dein privater Schreibtisch wird jetzt fürs Homeoffice genutzt. Zeitwert: 200 €. Du setzt 200 € als Betriebsausgabe an. Bei 35% Steuersatz sparst du 70 € (für etwas, das du längst besitzt) ^[8].

Checkliste: Diese Ausgaben nicht vergessen

Laufende Kosten:

1. Fachliteratur, Online-Kurse, Weiterbildungen
2. Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden
3. Versicherungen (Berufshaftpflicht, Rechtsschutz)
4. Bank- und Kontoführungsgebühren
5. Abonnements (Tools, Software, Streaming-Dienste für Recherche)

Einmalige Investitionen:

1. Büromöbel und Technik unter 800 € (sofort absetzbar)

1. Coworking-Mitgliedschaften

1. Website-Kosten und Domain-Gebühren

Oft vergessen:

1. Porto und Versandkosten

1. Bewerbungsfotos und professionelle Porträts

1. Geschenke an Geschäftspartner (bis 50 € pro Person/Jahr)

Dein Vorteil: Je konsequenter du alle Ausgaben erfasst, desto mehr reduzierst du deine Steuerlast.

Häufige Fehler vermeiden

Was das Finanzamt nicht akzeptiert:

1. Private Ausgaben: Kleidung (auch Business-Outfit), Friseur, persönliche Krankenversicherung ^[1]
2. Fehlende Belege: Ohne Nachweis wird nichts anerkannt ^[1]
3. Pauschale "Privatnutzung": Gemischte Ausgaben müssen aufgeteilt werden, nicht pauschal behandelt ^[6]

Worauf du achten solltest:

1. Belege digital archivieren (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)
2. Geschäftliche und private Ausgaben trennen
3. Bei Unsicherheit: eine Steuerberatung fragen, bevor du absetzt