KundInnen teilen oft nur “oberflächliche” Wünsche/ Forderungen wie z.B. „schneller“ oder „günstiger“. Dahinter stecken meist tiefere Probleme und Bedürfnisse wie Zeitmangel, Skalierungsfrust oder Unsicherheit vor Wachstum. Du erkennst sie durch gezielte Fragen, aktives Zuhören und Beobachtung von Mustern in Gesprächen oder Feedback.

So gehst du vor:

1. Fragen stellen: Nutze offene Fragen im Kick-off-Call: „Was hält dich aktuell am meisten zurück?“ oder „Wo siehst du in 6 Monaten den größten Hebel?“
2. Feedback analysieren: Sammle Daten aus früheren Projekten, Umfragen oder Chats. Welche Beschwerden wiederholen sich? (z. B. „Immer zu spät“ = möglicherweise tieferes Bedürfnis nach Prozesssicherheit.)
3. Trends vorhersagen: Beobachte Branchennews oder Kundenverhalten: bei selbstständigen KundInnen z. B. steigender Druck durch Inflation oder neue Regulierungen.

Tipps zur Umsetzung:

• Historische Daten nutzen: Erstelle eine einfache anonymisierte Tabelle mit vergangenen KundInnenwünschen und realen Ergebnissen. Passe nächste Angebote daran an.
• Proaktive Forschung: Lies 1x wöchentlich Branchenforen oder Newsletters, um vorauszugreifen (z. B. Neue DSGVO-Regeln? → biete Compliance-Check an)

Definiere Prozesse im Voraus und lege Abläufe fest, um Chaos zu vermeiden. Das klappt mit visuellen Hilfen wie Flowcharts oder Checklisten. Starte jedes Projekt mit einem “Kick-off”, in dem du Projektphasen, Meilensteine und deine Tools erst für dich definierst und dann mit KundIn absprichst. Halte dich im Projektverlauf an den Rahmen aus dem Kick-off und passe dein Vorgehen gezielt an, wenn es notwendig ist. So sparst du Zeit und Nerven.

• Erstelle Templates für Angebote, Verträge und Projektpläne
• Visualisiere Prozesse mit Tools wie Miro, Figma etc.

Benenne Umfang, Zeit und Budget eines Projekts von Anfang an: direkt im Vertrag. So beugst du Missverständnissen vor und sorgst für Klarheit über deine Pflichten. Dokumentiere alles schriftlich, unter Umständen auch welche Leistungen du explizit nicht erbringst. Kommuniziere Grenzen transparent und frühzeitig, z.B. im Kick-off. Regelmäßiges Monitoring zeigt dir eventuelle Abweichungen früh und erlaubt dir Anpassungen.

ufe eines Projekts werden sich die Anforderungen deiner KundInnen evtl. verändern. Ohne ein Bewusstsein dafür kommt es zum sogenannten “Scope Creep”: Neue Erwartungen an dich/ deine Arbeit schleichen sich ein und fressen deine Zeit und im schlimmsten Fall deinen Gewinn. Reagiere auf Fragen nach zusätzlichen Leistungen mit einem festen Change-Request-Prozess: Schreibe dir Zusatzwünsche auf, kalkuliere die Kosten für deinen Mehraufwand und hol dir eine Freigabe der KundInnen ein. Priorisiere gemeinsam mit der Kundin und vergiss nicht ggf. Fristen anzupassen.

• Erkenne den Scope Creep: „Das klingt spannend, aber passt das zum ursprünglichen Scope?“
• Dokumentiere Chats und Calls als Nachweis.

Lege beim Verhandeln zuerst dein Angebot auf den Tisch (das nennt man Anchoring): so setzt du den Rahmen der Verhandlung. Betone den Wert deiner Arbeit für die Kundin (z.B. „Das spart dir 10 Stunden Zeit“) statt nur den Preis. Bereite Kompromisse und Discounts vor (z.B. „Wenn längere Laufzeit, dann 10% Rabatt“) und sei bereit, auch Nein zu sagen, wenn mögliche Projekte nicht zu dir oder deinem Preis passen. So kommst du zu Win-Win-Deals, die beiden Seiten guttun.

• Anchoring üben: Starte mit 20% über deinem Zielpreis: z.B. Ziel 1.000€, mache ein Angebot mit 1.200€.
• Wenn-dann-Sätze: „Wenn du mehr Umfang brauchst, dann plus 300 €.“→ Mehraufwand = Mehrkosten